Tramitar una herencia nunca es sencillo, no solo porque hay que manejar papeles, certificados y plazos, sino porque suele hacerse en un momento personal complicado. Por experiencia, sabemos que cuando una familia está de duelo, todo lo que suena a trámite se hace el doble de cuesta arriba.
Aun así, es importante hacerlo bien. Comencemos por decir que la escritura de herencia es el documento que permite recibir oficialmente lo que corresponde a cada heredero, ya sean propiedades, cuentas, vehículos u otros bienes. Por lo que hacerlo con calma y con buen acompañamiento evita muchos problemas más adelante.
¿Qué es una escritura de herencia?
La escritura de herencia es el documento notarial en el que los herederos aceptan formalmente la herencia y reparten los bienes del fallecido.
A diferencia de otros documentos, esta escritura es la que da efectos legales al reparto y permite que los bienes cambien de nombre y se puedan inscribir en el registro correspondiente. Muchas personas piensan que basta con aceptar la herencia de palabra o firmar un documento en casa, pero no es así. Hasta que no se acude al notario y se firma la escritura, la herencia no existe jurídicamente.
En esa escritura se deja constancia de quiénes son los herederos, qué bienes componen la herencia y cómo se adjudican. Es en la práctica, el documento que cierra el proceso hereditario. Sin él no se pueden inscribir propiedades, vender inmuebles ni cerrar cuentas a nombre del fallecido.
Solemos explicar que la aceptación de la herencia es como decir que se acepta lo que corresponde, mientras que la escritura es el acto que convierte esos bienes en titularidad efectiva de los herederos.
La escritura de adjudicación y su objetivo
Dentro de las escrituras de herencia, la escritura de adjudicación de herencia tiene un papel clave.
En ella se recoge el reparto concreto, es decir, qué bienes recibe cada heredero, qué porcentaje le corresponde y de qué forma se compensa el valor entre unos y otros. Puede darse el caso de que una persona reciba una vivienda y otra reciba dinero o un vehículo, de modo que todos queden equilibrados según su parte.
La adjudicación también deja constancia de las deudas y cargas que acompañan a los bienes. A menudo decimos que esta escritura es la que pone nombre y apellidos a cada bien heredado. Sin ella, todo queda en una situación indefinida y los bienes siguen figurando a nombre del fallecido.
Cuándo es necesaria la escritura de herencia
No todas las herencias requieren escritura notarial, pero en la práctica casi siempre conviene hacerla. Es necesaria cuando hay varios herederos, cuando existen inmuebles o cuando se quiere inscribir la propiedad en el Registro de la Propiedad. También se exige para vender, hipotecar o realizar la mayoría de operaciones con los bienes heredados.
Solo en casos muy concretos, por ejemplo cuando hay un único heredero y todos los bienes son saldos en cuentas, puede no ser estrictamente imprescindible. Aun así, la recomendamos, porque deja todo claro y evita conflictos futuros.
Hemos visto familias perder tiempo y dinero por no formalizar una escritura que podrían haber firmado con unas pocas horas de gestión.
Documentos previos y preparación
Antes de acudir al notario es fundamental reunir la documentación. Puede parecer mucho papeleo, pero con una buena organización el proceso se vuelve más sencillo.
Los documentos básicos que suelen necesitarse son:
- DNI o certificado de empadronamiento del fallecido
- DNI de los herederos
- Certificado de defunción
- Certificado de últimas voluntades
- Copia del testamento, si lo hay
- Certificado de seguros de vida
- Certificados de cuentas bancarias, saldos y depósitos
- Escrituras de propiedades o terrenos
- Documentación de vehículos
En los casos en los que no exista testamento, además se suele pedir:
- Libro de familia o certificados de nacimiento de los descendientes
- Certificado de matrimonio o fe de soltería
El gestor puede trabajar con copias para preparar el expediente, pero en el momento de la firma ante notario hay que presentar los originales. Sin ellos la escritura no se puede autorizar.
Tener todo listo antes de pedir cita evita retrasos y permite que el trámite se firme en una sola sesión.
Reparto y legítimas
El reparto de una herencia no siempre es sencillo. La ley establece la existencia de herederos forzosos, como hijos, padres o cónyuge, que tienen derecho a una parte mínima llamada legítima. Esa parte no se puede eliminar, aunque el testamento disponga otra cosa.
El resto, la parte de libre disposición, se reparte según la voluntad del testador o, si no la hay, según el orden legal. Por eso, cuando hay varios herederos, lo más recomendable es llegar a un acuerdo sobre el reparto antes de acudir al notario.
En la práctica, los conflictos suelen surgir más por el valor sentimental que por el valor económico. Una vivienda familiar, un coche o un terreno pueden generar desacuerdos. Siempre aconsejamos hablarlo con calma y dejar claro quién se queda con qué, para que el día de la firma la notaría sea un trámite, no una negociación.
Liquidación de impuestos
Tras la firma de la escritura llega el momento de liquidar los impuestos, los más importantes son el Impuesto de Sucesiones y la plusvalía municipal.
El Impuesto de Sucesiones y Donaciones se paga en la comunidad autónoma donde residía el fallecido y cada región tiene sus propias bonificaciones, por lo que el importe puede variar mucho.
La plusvalía municipal se paga al ayuntamiento donde se encuentran los inmuebles heredados y grava el incremento del valor del suelo desde que el fallecido adquirió la propiedad hasta el momento de la herencia.
El plazo general es de seis meses desde la fecha de defunción, con la posibilidad de solicitar una prórroga por otros seis. Recomendamos no apurar los plazos, ya que los recargos por retraso pueden ser elevados y las gestorías suelen colapsar cerca de la fecha límite.
Pagar estos impuestos en plazo es imprescindible para poder inscribir los bienes a nombre de los herederos. De lo contrario, la inscripción queda bloqueada y no se puede vender, alquilar ni disponer libremente de los bienes.
Firma en notaría
El momento de la firma marca el final del proceso, y luego de reunir documentos, coordinar herederos y aclarar dudas, finalmente se considera como el cierre.
Por lo general se encuentran en la sala los herederos o sus representantes y el gestor o abogado que ha llevado el expediente. El notario lee la escritura, repasa nombres, direcciones, porcentajes y valores. Es normal que en algún momento alguien se pierda con tanta información. Si algo no se entiende, se pregunta. Más de una vez insistimos en que una duda aclarada en la mesa evita problemas después.
Cuando todo está claro, los herederos firman. En ese momento la herencia queda formalmente aceptada y repartida. El notario entrega copias simples para poder liquidar impuestos y conserva la copia autorizada, que es la que se utilizará para inscribir los bienes.
Inscripción registral
Una vez que se ha firmado, se procede a la inscripción de la herencia en el Registro de la Propiedad. Este trámite es el que hace que los bienes cambien oficialmente de titular y pasen a nombre de los herederos.
En ocasiones el propio notario envía la escritura por vía telemática, y en otras son los herederos o el gestor quienes la presentan en el Registro. En cualquiera de las dos opciones, hay que aportar la copia autorizada y los justificantes de los impuestos pagados.
El registrador revisa la documentación y, si está completa y correcta, inscribe la herencia en un plazo aproximado de dos o tres semanas. Para comprobar que todo ha quedado bien recomendamos pedir una nota simple y verificar que los herederos figuran ya como titulares.
Plazos orientativos
Los plazos pueden variar, pero hay unas referencias generales que resultan útiles. Reunir la documentación suele llevar entre una y dos semanas. Preparar borradores y coordinar a todos los herederos puede requerir algo más.
La firma en notaría se puede hacer en un solo día si el expediente está bien preparado, y la inscripción en el Registro suele tardar entre quince y treinta días. El único plazo realmente estricto es el de los impuestos, seis meses desde el fallecimiento. Conviene anotarlo bien, porque el tiempo pasa rápido.
Una herencia organizada desde el inicio puede resolverse en pocos meses. Una herencia que se va dejando tiende a alargarse y complicarse.
Errores habituales
Con tantos documentos y tantas personas implicadas es normal que aparezcan errores. Algunos se repiten con frecuencia.
Uno de los fallos más habituales es no llevar los originales a la notaría. El gestor puede trabajar con copias, pero el notario necesita los documentos auténticos para firmar. Otro error frecuente es acudir sin acuerdo previo entre los herederos. Si todavía hay conflicto sobre el reparto, la escritura puede quedar bloqueada.
También es común que se olviden los impuestos. La familia cree que con la firma está todo resuelto y, más adelante, aparecen recargos o problemas al intentar inscribir. Y no podemos olvidar el clásico, firmar sin revisar con calma. Comprobar nombres, valores y direcciones lleva pocos minutos y evita tener que corregir después.
Consejos profesionales para una escritura de herencia sin complicaciones
La experiencia demuestra que el resultado cambia mucho según cómo se prepara la herencia. Por eso repetimos siempre algunas pautas.
Empezar pronto es de mucha ayuda. Pedir certificados y documentos en cuanto se dispone del certificado de defunción evitar prisas de última hora. Hablar con todos los herederos y aclarar el reparto antes de ir a la notaría reduce tensiones. Siempre es ideal consultar con profesionales antes de firmar, con lo que se pueden detectar errores a tiempo.
Es importante revisar los borradores de la escritura y pagar los impuestos dentro de plazo, además de hacer seguimiento hasta ver la inscripción en el Registro. Procurar guardar juntos escrituras, certificados y justificantes, para facilitar cualquier gestión futura.
Una herencia bien tramitada conlleva a un cierre ordenado
La escritura de herencia es el documento que pone orden en una situación delicada y que permite que los bienes pasen a manos de quienes deben recibirlos.
Cuando todo se hace bien, con la documentación en regla, los impuestos liquidados y la inscripción completada, los bienes están en su sitio, cada heredero sabe qué le corresponde y el proceso queda cerrado.
Si estás realizando este trámite o estás por iniciar, te recomendamos que te organices desde el principio, y recuerda preguntar lo que no se entienda, así como procurar contar con la ayuda profesional idónea cuando sea necesario. Heredar no es solo cumplir un trámite, también es una forma de cuidar lo que te han dejado y evitar problemas en el futuro.